Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni

01 Veri sorumlusu

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) kapsamında veri sorumlusu, Kayseri ve Nevşehir şubeleriyle hizmet veren Exclusive Gym’dir.

02 İşlenen kişisel veriler

Üyelik ve tesis hizmetlerinin niteliğine göre aşağıdaki veri kategorileri işlenebilir:

Kimlik

Ad, soyad, T.C. kimlik numarası, doğum tarihi ve cinsiyet.

İletişim

Telefon numarası, e-posta adresi ve gerekli hâllerde adres.

Üyelik ve ödeme

Üyelik sözleşmesi, paket, tahsilat sonucu ve fatura bilgileri. Kart numarası, CVV ve son kullanma tarihi Exclusive Gym tarafından işlenmez veya saklanmaz; ödeme kuruluşunun güvenli ortamında işlenir.

Islak imza görüntüsü

Üyelik sözleşmesi ve KVKK onayı sırasında imza padından alınan imza görseli.

Giriş ve çıkış

Turnike geçiş zamanı, yönü, şube ve erişim sonucu.

Sağlık verisi

Boy, kilo, vücut yağ ve kas oranı, çevre ölçümleri ve benzeri vücut ölçümleri. Bu özel nitelikli veriler yalnız ayrı açık rıza ile işlenir.

Kamera kayıtları

Tesis güvenliğine yönelik ortak alan görüntüleri.

Acil durum kişisi

Acil durumda ulaşılacak kişinin adı, soyadı ve telefonu.

Cihaz

Bildirim izni verilmesi hâlinde push bildirim token’ı.

03 İşleme amaçları

• Üyelik sözleşmesinin kurulması ve üyelik hizmetinin sunulması,
• Üye kimliğinin ve üyelik uygunluğunun doğrulanması,
• Tesis ve turnike girişlerinin kontrol edilmesi,
• Tahsilatların izlenmesi, e-Arşiv faturanın düzenlenmesi ve mali kayıtların tutulması,
• Tesis, üyeler ve çalışanların güvenliğinin sağlanması ve güvenlik olaylarının incelenmesi,
• Acil durumlarda bildirilen kişiye ulaşılması,
• Ayrı açık rıza verilmesi hâlinde vücut ölçümlerinin izlenmesi ve antrenman veya beslenme planlamasına destek olunması,
• Ayrı açık rıza verilmesi hâlinde kampanya ve tanıtım iletişimlerinin gönderilmesi.

04 Toplama yöntemi

Kişisel veriler; şubelerdeki üyelik ve başvuru formları, sözleşme ve açık rıza kayıtları, Exclusive Gym’in web ve mobil kanalları, turnike sistemleri, güvenlik kameraları, telefon ve e-posta iletişimi ile ödeme ve e-fatura hizmet sağlayıcılarından gelen işlem sonuçları üzerinden elde edilir. Veriler, elektronik sistemlerle otomatik veya veri kayıt sisteminin parçası olan fiziki yöntemlerle işlenir.

05 Hukuki sebepler

• Üyelik, iletişim, tesise erişim verileri ve ıslak imza görüntüsü, Kanun m.5/2-c uyarınca üyelik sözleşmesinin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması nedeniyle işlenir.
• Fatura ve mali kayıtlar, Kanun m.5/2-ç uyarınca hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla işlenir.
• Sağlık verileri, Kanun m.6/3-a kapsamında ilgili kişinin ayrı açık rızasıyla işlenir. Açık rıza verilmemesi üyeliğe engel olmaz; yalnız sağlık takibi hizmeti sunulmaz.
• Kamera kayıtları ile üyelik kaydında zorunlu olan acil durum kişisi bilgileri, üyelerin ve tesisin güvenliğinin sağlanmasına yönelik meşru menfaatler nedeniyle Kanun m.5/2-f kapsamında işlenir.
• Pazarlama iletişimi, Kanun m.5/1 kapsamında açık rıza bulunması hâlinde işlenir. Pazarlama rızası her zaman geri alınabilir.

06 Verilerin aktarılması

Kişisel veriler, yalnız belirtilen amaç için gerekli olan asgari kapsamla sınırlı olarak şu alıcı gruplarına aktarılabilir:

• Kimlik ve fatura bilgileri, e-Arşiv fatura düzenlemek amacıyla e-fatura entegratörüne,
• İşlem ve tahsilat bilgileri, ödemeyi gerçekleştirmek ve doğrulamak amacıyla ödeme kuruluşuna,
• Telefon numarası ve SMS doğrulama kodu içeriği, doğrulama kodunun iletimi amacıyla SMS sağlayıcısı Posta Güvercini’ne,
• Sistemin çalıştırılması, güvenliği ve yedeklenmesi için gerekli veriler, Türkiye’de veya Avrupa Birliği’nde hizmet veren barındırma sağlayıcısına,
• Kişisel veriler ayıklandıktan sonra çökme ve hata kayıtları, hata izleme amacıyla Sentry’ye,
• Mevzuattan doğan bir zorunluluk veya usulüne uygun talep bulunduğunda yetkili kamu kurumlarına, mahkemelere ve diğer yasal mercilere.

Kart bilgileri doğrudan ödeme kuruluşuna iletilir; Exclusive Gym sistemlerine girmez. Sağlık verileri e-fatura, ödeme veya SMS sağlayıcılarına aktarılmaz. Avrupa Birliği’nde barındırma kullanılması hâlinde yurt dışı aktarımı, Kanun m.9’daki şartlar ve uygun güvenceler sağlanarak gerçekleştirilir.

07 Saklama süreleri

Veriler, işleme amacı için gerekli süre boyunca; üyelik sona erdikten sonra ise ilgili mevzuattaki saklama ve yasal zamanaşımı süreleriyle sınırlı olarak tutulur. Mevcut veri envanterine göre kimlik, sözleşme ve fatura kayıtları üyelik bitiminden itibaren 10 yıla; iletişim, doğum tarihi, acil durum kişisi ve açık rızaya dayalı sağlık kayıtları 5 yıla; turnike kayıtları 2 yıla kadar saklanır. Kamera kayıtları güvenlik amacı için gerekli sınırlı süre sonunda silinir; bir olay veya yasal talep bulunması hâlinde ilgili kayıt, sürecin gerektirdiği süre boyunca korunabilir.

Push bildirim token’ı

Hesap silinene veya bildirim izni geri alınana dek.

Çökme kayıtları

90 gün.

Rezervasyon kayıtları

Üyelik süresi boyunca ve üyeliğin sona ermesinden itibaren 2 yıl.

Saklama süresi sona eren veriler, hukuki bir saklama zorunluluğu yoksa silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Açık rızanın geri alınması, geri alma tarihinden sonraki işlemler bakımından sonuç doğurur.

08 Kanun m.11 kapsamındaki haklarınız

Exclusive Gym’e başvurarak kendinizle ilgili olarak:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• İşleme amacını ve verilerin amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Eksik veya yanlış işlenen verilerin düzeltilmesini isteme,
• Kanun m.7’deki şartlar çerçevesinde verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• Verilerin yalnız otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonuç çıkmasına itiraz etme,
• Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahipsiniz.

09 Mobil Uygulama Gizlilik Politikası

Kapsam

Bu bölüm, Google Play ve App Store'da sunulan "Exclusive Gym" mobil uygulamasını (paket kimliği: com.argedan.exgym) kapsar. Veri sorumlusu, Kayseri ve Nevşehir şubeleriyle hizmet veren Exclusive Gym’dir: Alpaslan Mahallesi Aşık Veysel Bulvarı, Mix Yaşam Merkezi No:22 Kat:2, Kayseri.

Uygulamanın topladığı veriler

Kimlik

Ad, soyad, T.C. kimlik numarası, doğum tarihi ve cinsiyet; üyelik sözleşmesinin kurulması ve faturanın düzenlenmesi amacıyla işlenir.

İletişim

Cep telefonu numarası, SMS OTP ile giriş ve kimlik doğrulama için; isteğe bağlı e-posta adresi ise kimlik doğrulama ve bildirimler için işlenir.

Islak imza görüntüsü

Üyelik sözleşmesi ve KVKK onayı sırasında imza padından alınan imza görseli, sözleşmenin kurulması amacıyla Kanun m.5/2-c kapsamında işlenir.

Acil durum kişisi

Kayıtta zorunlu olan acil durum kişisinin adı, soyadı ve telefon numarası, acil durumda ulaşılabilmesi amacıyla işlenir.

Sağlık

Özel nitelikli kişisel veri olan vücut ölçümleri, yalnız ayrı açık rıza verilmesi hâlinde gelişim takibi amacıyla işlenir.

Finansal

Fatura bilgileri ile yalnız kurumsal fatura seçenlerde kurumsal fatura profili (unvan, adres, VKN ve vergi dairesi) işlenir. Kart verileri uygulamada veya Exclusive Gym sistemlerinde tutulmaz; ödeme kuruluşu Paratika tarafından işlenir ve Exclusive Gym’de yalnız opak işlem referansı saklanır.

Kullanım ve uygulama etkinliği

Tesis giriş-çıkış (turnike) kayıtları ve rezervasyonlar, üyelik hizmetinin sunulması ve tesise erişimin yönetilmesi amacıyla işlenir.

Cihaz

Cihaz tanımlayıcıları: push bildirimleri için Firebase yükleme kimliği (installation ID) ve bildirim token’ı; çökme raporlama için Sentry’nin uygulamaya özgü rastgele cihaz kimliği. Reklam kimliği (Advertising ID) KULLANILMAZ.

Uygulama konum verisi toplamaz ve reklam ya da kullanıcı izleme SDK’sı içermez. Kişisel veriler üçüncü taraflara reklam amacıyla satılmaz veya paylaşılmaz. Face ID ve diğer biyometrik doğrulama işlemleri yalnız cihaz üzerinde gerçekleşir; biyometrik veriler bize iletilmez veya tarafımızca saklanmaz.

Paylaşım (veri işleyenler)

Veriler, yalnız ilgili hizmetin sunulması için gerekli asgari kapsamda; e-fatura entegratörü Uyumsoft, ödeme kuruluşu Paratika, SMS doğrulama kodu iletimi için Posta Güvercini, Türkiye’de veya Avrupa Birliği’nde hizmet veren barındırma sağlayıcısı ve hata izleme hizmeti Sentry ile paylaşılabilir. Bu hizmet sağlayıcılar verileri yalnız hizmet amacıyla ve sözleşmesel veri koruma güvenceleri altında işler. Yurt dışına aktarım söz konusu olduğunda yukarıda açıklanan Kanun m.9 şartları ve uygun güvenceler uygulanır.

Güvenlik

Veriler iletim sırasında TLS/HTTPS ile şifrelenir, sistem erişimleri rol bazlı olarak sınırlandırılır ve T.C. kimlik numaraları şifreli biçimde saklanır.

Saklama ve silme

Mobil uygulama üzerinden işlenen veriler için yukarıdaki 07. Saklama süreleri bölümünde belirtilen süreler aynen geçerlidir. Hesabınızın ve silinmesi mümkün verilerinizin silinmesini uygulama içinde Profil → Sözleşmeler ve gizlilik → "Hesabımı silmek istiyorum" yolunu izleyerek veya Hesap Silme sayfasındaki adımları kullanarak talep edebilirsiniz. Yasal saklama zorunluluğu bulunan kayıtlar, ilgili süre sona erdiğinde silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

Haklar ve iletişim

Kanun m.11 kapsamındaki haklarınız ve bu hakları kullanma yönteminiz için yukarıdaki 08. Kanun m.11 kapsamındaki haklarınız bölümü ile aşağıdaki 10. Başvuru ve iletişim bölümüne bakabilirsiniz.

Privacy Policy (English summary)

10 Başvuru ve iletişim

Kanun kapsamındaki taleplerinizi, kimliğinizi ve talebinizi doğrulamaya elverişli bilgilerle birlikte aşağıdaki e-posta veya posta adresine iletebilirsiniz. Başvurular, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır.